社員が生成AIを使い始めると、「お客様の情報を入れてもいいのか」「AIが書いた文章をそのまま使っていいのか」といった疑問が必ず出てきます。そのたびに個別に判断するのは大変です。この記事では、中小企業が生成AIの社内ガイドラインを作るときに決めておく項目と、運用のコツを説明します。
ガイドラインが必要な理由
ルールがないまま生成AIを使い始めると、二つのことが起きがちです。ひとつは、社員が個人のアカウントで、お客様の情報や社内の資料をAIに入力してしまうこと。もうひとつは逆に、「何が許されるのかわからないから使わない」という人が増えることです。
ガイドラインの役割は、禁止することではなく、「ここまでは安心して使ってよい」という線を引くことです。線がはっきりしていれば、社員は迷わずに使えます。
ガイドラインに入れる8つの項目
1. 目的
何のために生成AIを使うのかを最初に書きます。「業務の効率化と品質の向上のため」など、短くてかまいません。
2. 使ってよいツールとアカウント
会社として認めるツールと、使うアカウントを決めます。業務では、入力した内容がAIの学習に使われない法人向けのプランや設定を使い、個人のアカウントでの業務利用は認めない、と決めておくのが基本です。
3. 入力してはいけない情報
いちばん大事な項目です。次のような情報の扱いを、具体的に書きます。
- お客様や取引先の個人情報（氏名、連絡先など）
- 取引先との契約内容や、秘密保持契約の対象になっている情報
- 未発表の商品・サービス、財務の情報
- 社員の人事情報
- パスワードやアクセス用のキー
「機密情報は入力しない」とだけ書くと、何が機密なのかの判断が人によって分かれます。できるだけ例を挙げてください。
4. 出力の確認
生成AIは、もっともらしい間違いを書くことがあります。数字、固有名詞、法律や契約に関わる内容は、必ず人が確認してから使う、と決めておきます。最終的な責任はAIではなく、使った人と会社にあることも明記します。
5. 著作権と他人の権利
他社の文章や画像を読み込ませて似たものを作らせる、特定の作家やブランドに似せた作品を作る、といった使い方は、権利の侵害につながるおそれがあります。AIが作った文章や画像を社外に出す前に、既存の作品に似すぎていないかを確認するルールを入れておきます。考え方の参考として、文化庁が「AIと著作権に関する考え方について」を公表しています。
6. 社外に出すときの扱い
AIで作った文章や画像を、お客様への提出物やWebサイト、SNSに使う場合のルールです。必ず人が手を入れること、取引先との契約でAIの利用に制限がある場合はそれに従うこと、などを決めます。
7. 困ったときの相談先
判断に迷ったときに誰に聞けばよいかを書いておきます。窓口がはっきりしていると、自己判断での事故が減ります。
8. 見直しの時期
生成AIのツールや料金、各社の規約は変わるのが早い分野です。半年に1回など、見直す時期を決めておきます。
作るときの進め方
- 使い方を聞き取る すでに誰が、どのツールで、何に使っているかを聞きます。現場の使い方を知らずに作ると、守られないルールになります。
- ひな形をもとに下書きする ゼロから書く必要はありません。日本ディープラーニング協会（JDLA）が「生成AIの利用ガイドライン」のひな形を公開しています。国のものとしては、経済産業省と総務省の「AI事業者ガイドライン」もあります。自社に合わせて削ったり足したりします。
- 現場の人に読んでもらう 実際に使う人に読んでもらい、わかりにくい箇所や、業務に合わない箇所を直します。
- 説明の場を設けて公開する 配るだけでなく、短い説明会や研修で、なぜそのルールがあるのかを伝えます。
ひな形や国のガイドラインは改訂されることがあるため、使うときは最新版を確認してください。
ルールを形だけにしないコツ
短くする
何十ページもあるガイドラインは読まれません。本体は数ページにまとめ、細かい判断の例は別紙のQ&Aにするのがおすすめです。
「やってよいこと」も書く
禁止事項だけが並んでいると、使うこと自体をためらう人が出ます。「議事録の要約に使ってよい」「メールの下書きに使ってよい」など、安心して使える例も書いてください。
具体例を増やしていく
運用を始めると、「この場合はどうなのか」という質問が出てきます。その答えをQ&Aに足していくと、ガイドラインが社内の実情に合ったものになっていきます。
まとめ
生成AIの社内ガイドラインは、禁止のためではなく、安心して使える範囲を示すためのものです。使ってよいツール、入力してはいけない情報、出力の確認、著作権、社外での扱い、相談先、見直しの時期を決めておきます。ひな形をもとに短くまとめ、現場の質問をQ&Aとして足しながら育てていってください。
よくある質問
Q.01生成AIの社内ガイドラインには何を書けばいいですか？
目的、使ってよいツールとアカウント、入力してはいけない情報、出力の確認、著作権と他人の権利、社外に出すときの扱い、困ったときの相談先、見直しの時期の8つを決めておくのが基本です。
Q.02ガイドラインのひな形はありますか？
日本ディープラーニング協会（JDLA）が「生成AIの利用ガイドライン」のひな形を公開しています。国のものとしては経済産業省と総務省の「AI事業者ガイドライン」もあります。改訂されることがあるため、最新版を確認して自社に合わせて使ってください。
Q.03社員数が少なくてもガイドラインは必要ですか？
必要です。人数が少なくても、お客様の情報をAIに入力してしまう事故は起こりえます。数ページの短いもので十分なので、入力してはいけない情報と、出力を人が確認することだけでも先に決めておいてください。